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廉洁风险防控程序 强化商业合作伙伴合规管理制度

阅读:  发布于:2019-06-03 11:26:52

  商业合作伙伴包括经销商、代理商以及供应商。
  公司的合规政策应服务于帮助公司挑选可信赖讲道德的业务伙伴,与其维持健康良好的业务合作关系的目的。
  因此,对商业合作伙伴的合规管理制度一般体现在合作伙伴选择和后续管理两个环节。
  在商业合作伙伴的选择阶段,尽职调查时必不可少的合规管理步骤,也是将风险阻拦在正式签订业务合同之前的一道防火墙。
  而对现有已经进入公司业务合作伙伴库的商业合作伙伴,则应在后续管理上持续监督和关注,通过协同其他合规项目,沟通宣传等各种方式方法提高商业合作伙伴的合规意识,并对发现的诚信合规问题及时做出处理。

  一、识别合规风险
  由于大部分公司需要与各种类型的商业伙伴合作,如果对所有的商业伙伴都实行同样的尽职调查以及审核程序,将会极大地增加公司的成本。因此,企业需要重点关注更容易出现合规风险的商业伙伴,并且根据一定的风险识别标准来确定商业伙伴的风险级别。
  尽管每一家公司风险识别的标准在具体情况中可能各有不同,但是一般大都需要考虑业务所在国的腐败风险、商业伙伴的类型、业务范围与本公司的业务关系、之前的诚信记录、政府关系等等,由此来确定商业伙伴的风险等级以及之后的尽职调查、批准和监督流程。
  一般来讲,具体需要了解的企业与商业伙伴之间关系的重要问题包括:
  (1)是否有正式的商务合同?
  (2)合同中是否包含了有关合规和反腐败的要求和权利?
  (3)合同是否包含了审计条款?
  (4)谁拥有该商业伙伴?
  (5)该商业伙伴是否揭示了所有有关的第三方关系?
  (6)该商业伙伴所有的经营地点是否都已经进行了揭示?
  (7)商业伙伴是否正涉及诉讼或具有独特的政府关系,可能会在现存顾客或外部监管机构中造成负面影响?

  二、收集尽职调查所需的信息
  对于各种类型的商业伙伴,需要考虑所有可能存在的不合规风险,包括违反人权、环保、质量、安全以及商业贿赂等各种因素,并在此基础上收集商业伙伴的相关信息,即搜集对商业伙伴合规尽职调查的关键数据。相关信息可以通过现场调查、开展调查问卷,或从全球商业数据库、政府的诚信管理系统或互联网以及公司内部已有的关于商业伙伴的数据库等资源中搜集相关资料。
  比如,在国内,可以使用可以通过检察院的“行贿档案查询系统”查询商业伙伴是否有违规行为,这个系统相当于“企业商业腐败黑名单”,里面包含了多年的行贿案件的信息,有企业也有个人的信息,企业申请后可以免费查询;可以有偿使用商业银行的诚信系统,这里包括的信息更广泛,记录的都是黑色信息,可以查询到商业伙伴是否有不良的金融记录。

  三、批准与执行
  根据尽职调查获得关于商业伙伴的信息,可以对关键的商业伙伴风险因素进行评价,进而得出商业伙伴的风险等级。事实上,尽职调查结果评定的风险等级不仅显示了商业伙伴与贿赂相关的各种风险,还应包括其他更广泛的内容,如贸易限制、环境保护以及洗钱等各方面的风险。不同风险等级的商业伙伴需要不同级别的管理层审核批准合作。
  在与符合要求的商业伙伴签署的合同中,必须明确其提供服务的内容以及包含必要的诚信条款。诚信条款要求商业伙伴承诺在代表企业工作时,遵循所有适用的规章制度,包括承诺避免各种形式的贿赂,一旦发现其参与了上述活动,企业有权终止合同。同时,商业伙伴应该提供定期报告,说明其在开展业务时的进展以及遇到的各种问题。
一般企业如已经建立举报系统,可邀请人事部最高级别负责人担任举报案件评估委员会的成员,参与案件讨论、评估并决定案件的下一步行动。人事部门还应负责根据公司关于员工违反行为的查处及惩戒相关的规章,对查证属实的案件中的涉案员工进行处理。


  四、检查与提升
  在与商业伙伴合作的过程中,企业应当定期归集、整理、记录对商业伙伴的合规尽职调查程序文件及结果,建立商业伙伴监管档案,并定期维护与更新。同时,还应建立对商业伙伴使用情况的实施信息反馈机制,实时跟踪商业伙伴在商业活动中的表现。定期审核商业伙伴监管档案,检查商业伙伴合规尽职调查的有效性与可靠性。检查内容主要包括:
  (1)合规尽职调查程序及商业伙伴后续管理情况是否符合公司规定;
  (2)商业伙伴的聘用是否履行了适当的审批程序;
  (3)合同的起草、审查、会签、签署和履行情况是否规范;
  (4)支持性文件是否充分。
  此外,应该定期对商业伙伴进行评估,评估合格的予以保留资格。对于评估不合格的,给出整改意见并在限期内要求商业伙伴整改。对阶段性评估不合格且在限期内未整改合格的商业伙伴、年审不合格的商业伙伴、违反商业伙伴管理规定且情节严重的商业伙伴,取消合作资格。连续两年内未与公司发生实际合作行为的,须重新履行尽职调查程序,进行资格审核。对违反相关法律法规及合同要求,且给公司造成损失或负面影响的商业伙伴,公司保留提起诉讼或仲裁的权力。

  五、培训与沟通
  为了提高商业伙伴的合规意识,确保合规标准和风险管理的饯行,应当定期对商业伙伴进行合规政策的宣讲和培训。培训的内容包括但不限于如下内容:企业对商业伙伴在社会、环境和道德行为上的要求。其中,道德行为要求包括反贿赂、利益冲突、公平竞争、可以接受的诚信财务和会计操作准则等等,而且要保证这些标准可以随着相关法律法规的改变及时更新。
  为了促进商业伙伴更好地了解以上内容,公司还可以使用视频、在线学习和传统的面对面课程等手段来进行,同时要保证商业伙伴能够方便地获取各种学习的材料。一些企业还会针对特定地区开展商业伙伴发展项目,以为商业伙伴提供更加适宜的、个性化的培训。
  商业伙伴可以通过电话、邮件或者网站咨询合规问题,或者举报投诉潜在的违规行为。违规行为包括商业伙伴的行为或者雇佣企业自身员工的行为。企业本身和商业伙伴都应遵从“无报复政策”,即对于员工询问潜在的违法、违规和违反公司政策的行为不予以惩罚。如果公司在全球多个国家运营,则需要建立多语言的热线,使当地员工可以表达疑虑。

  六、应该要注意的问题
  危险信号是预示企业合规经营存在潜在风险的警示性信号。危险信号包括新的信息、反常的活动或者是未预料的情况,它们大大增加了不合规的可能性。识别这些危险信号可以使公司能够及时发现问题,并采取进一步防范措施减轻潜在的风险,从而避免情况恶化成为必须付出巨大代价才能解决的严重违规问题。下列属于危险信号的情况,公司要警醒觉察风险,包括但不限于:
  (1)间接或非常规付款:通过服务提供国以外的空壳公司或离岸银行账户进行付款;商业伙伴要求非常规预付或支付超额报酬。
  (2)不寻常的政府或个人关系:商业伙伴与政府官员有亲属关系或业务联系;商业伙伴是由政府官员,特别是有商业决定权的政府官员推荐的。
  (3)不合作态度:商业伙伴不愿意提供商业证明;商业伙伴不愿在合同中做出反腐败合规承诺。
  (4)信息不实:商业伙伴缺乏足够的能力或员工资质为其受聘方提供服务或产品;使用先前协议中未提及的外部职员、公司或代理商作为其主要联系人。
  “危险信号”表明可能存在非法或不道德的行为。虽然“危险信号”本身可能并不构成违规行为,但它是一个警告信号,表示公司需要严肃对待此信号,并进行调查。一个或多个“危险信号”的存在并不一定意味着交易无法继续,而是表示需要进行更高程度的尽职调查,并执行相应的保护措施。
  “危险信号”会出现在第三方合作关系的任何阶段,包括尽职调查期间、合同谈判期间、合同履行期间或合同终止时。“危险信号”在合作关系的某个阶段可能不是严重问题,但在另一阶段中出现时,或者与其他一系列情况结合起来时,就可能带来重大的可靠性风险。因此,应当综合评估“危险信号”的重要性,而不是孤立地看待它。
  总之,通过对商业伙伴的调查、审核、批准、执行、审计、监督、培训等一系列的合规管控程序,全球公司可以有效地管理其与商业伙伴的关系,既有效降低商业伙伴可能给公司带来的合规风险,也能够促进商业伙伴运营效率的提升。全球公司对商业伙伴合规管理的一系列好的经验和做法值得中国企业借鉴。